Når en dansk virksomhed etablerer et repræsentationskontor eller en filial i Tyskland, skal dette/denne handle i det danske selskabs navn med tillæg af ordet “Verkaufsbüro”, “Servicebüro” eller “Zweigstelle” hhv. med tillæg af “Filiale”, ”Niederlassung” eller “Zweigniederlassung”, afhængigt af hvad der i det konkrete tilfælde er tale om. Endvidere skal selskabets danske firmanavn, organisationsform (A/S & ApS og under visse forudsætninger I/S & K/S) og hjemsted samt CVR-nummer fra Erhvervsstyrelsen være angivet på kontorets eller filialens brevpapir, f.eks.:
Petersens & Jensens Tæpper A/S
Valby Langgade 5, DK – 2500 Valby, Dänemark
Eingetragen im dänischen Gewerberegister unter der CVR-Nummer: 123456
Geschäftsführer (direktørens for- og efternavn og i givet fald bestyrelsesformandens for- og efternavn)
Verkaufsbüro Flensburg
Schleswiger Str. 3
D-24937 Flensburg
Kontoret i Tyskland kan anvende det samme brevpapir som det danske selskab og f.eks. påføre dette “Verkaufsbüro Flensburg” med et stempel eller lignende med fuldstændig angivelse af adressen.
I det tilfælde at en filial bliver registreret i det tyske handelsregister, kan der vælges et firmanavn, hvor der tilsættes “Niederlassung” eller lignende. Der gælder forskellige regler for registrering af en filial afhængig af selskabsformen. For filialen skal registreringsnummeret i det tyske handelsregister anføres med angivelse af den byret, hvor registreringen er sket, f.eks.:
Petersens & Jensens Tæpper Deutschland, Niederlassung der Petersens & Jensens Tæpper A/S
Schleswiger Str. 3, D- 24937 Flensburg
Sitz der Niederlassung: Flensburg
Registergericht: Amtsgericht Flensburg, HRB 123456
Geschäftsführer eller filialleder (direktørens/lederens for- og efternavn)
Hauptsitz: Petersens & Jensens Tæpper A/S, Valby Langgade 5, DK- 2500 Valby, Dänemark
Rechtsform: Aktiengesellschaft nach dänischem Recht
Registernummer (dänisches Gewerberegister): CVR 123456
Vorstand: (direktørens for- og efternavn)
Aufsichtsrat: (Bestyrelsesformandens for- og efternavn)
Repræsentationskontor (Zweigstelle) i Tyskland
Udenlandske virksomheder, som etablerer en filial eller et andet driftssted i tilknytning til den udenlandske virksomhed (f.eks. et salgskontor), skal i forbindelse med al forretningskorrespondance angive den adresse, hvor virksomheden har sit forretningssted, samt de pågældende filialbestyrere.
Et repræsentationskontor er den enkleste og mindst omkostningskrævende form for direkte etablering på det tyske marked. Et sådant kontor kan drives som et salgskontor, et informationsbureau eller lignende og kan være beliggende i forbindelse med et distributionslager.
Er der tale om mindre enheder, f.eks. et salgs- eller marketingkontor, kan det i mange tilfælde være fornuftigt at indrette det første kontor i Nordtyskland, f.eks. i Flensborg, Hamborg, Kiel, Lübeck eller Rostock. I disse tyske byer har de lokale industri- og handelskamre eller kommuner ofte indrettet kontorcentre specielt med henblik på skandinaviske virksomheder, hvor man kan leje sig ind for et rimeligt beløb, og hvor alle kontorfaciliteter som regel står til rådighed.
Et informationsbureau, som indhenter oplysninger, holder kontakt med kunder, foretager markedsundersøgelser m.v., er i Tyskland som regel fritaget for registreringsforpligtelser og beskatning.
I forbindelse med et salgskontor skal man dog være opmærksom på følgende: Et salgskontor må kun formidle ordrer og ikke selv indgå kontrakter i eget navn. Kun hvis dette overholdes, er salgskontoret ikke skattepligtigt. Hvis ansatte arbejder f.eks. fysisk fra et fast kontor, kan dette medføre et fast driftssted og dermed en skattepligt i Tyskland.
Såfremt der bliver indrettet et distributionslager, kan det i momsmæssig henseende få konsekvenser, idet den danske virksomhed herefter bliver momspligtig i Tyskland. Det samme gælder for et servicekontor, hvorfra der udføres service, installation og reparation i den danske virksomheds navn og for dennes regning.
I sidste ende skal strukturen altid drøftes med en revisor og advores arbejder tæt sammen med en række specialiserede revisionskontorer i Tyskland, som kan rådgive også på dansk.
Et repræsentationskontor (Zweigstelle) eller driftssted skal registreres hos den lokale erhvervsmyndighed (Gewerbeamt) samt hos den tyske skat. Desuden skal det vurderes, hvorvidt forretningsaktiviteten kræver særlige registreringer eller tilladelser i Tyskland.
Filial (Zweigniederlassung) i Tyskland
Begrebet “filial” er ikke præcist defineret i den tyske lovgivning. I praksis gælder dog forskellige kriterier ved afgrænsning af et repræsentationskontor (Zweigstelle) fra en filial (Zweigniederlassung). En filial bliver således defineret som et driftssted, der er fysisk adskilt fra virksomhedens hovedsæde, med en selvstændig organisation, særlige forretningsaktiver og separate regnskaber, hvis leder har tilladelse til selvstændigt at indgå aftaler og udføre transaktioner af samme art som på virksomhedens hovedsæde.
Filialen i Tyskland har derfor sit eget varige kommercielle og tekniske liv, en separat driftskapital og egen bogføring. Filiallederen har en vis selvstændighed og kan træffe egne beslutninger. Man bør dog være opmærksom på, at det juridiske ansvar og den økonomiske hæftelse fortsat ligger hos den danske virksomhed. Filialens juridiske karakter er, at den er uselvstændig. Det er også den danske virksomhed, som er arbejdsgiver for eventuelle ansatte og dermed bl.a. er undergivet de bestemmelser, som gælder for tyske arbejdsgivere.
For at kunne drive en filial i Tyskland skal filialen anmeldes til Gewerbeamt (erhvervsmyndigheden). Derudover skal filialen registreres i det tyske handelsregister. Registreringen til trods bliver filialen ikke en selvstændig juridisk person. Den danske virksomhed kan imidlertid blive stævnet ved filialens værneting i den pågældende by.
Der gælder forskellige regler for registrering af en filial alt afhængigt af selskabsformen og der skal indleveres forskellige dokumenter og oplysninger, delvist med bekræftede oversættelser og med notarbekræftede underskrifter. advores tilbyder at lave bekræftede oversættelser og vejleder igennem hele proceduren og forbereder i øvrigt alle nødvendige dokumenter.
Filialen bliver beskattet i Tyskland. Den skattepligtige indkomst inkluderer sådanne indkomster, som filialen ville have oppebåret, såfremt den havde været en selvstændig virksomhed med samme eller lignende opgaver. Ved fordelingen tages udgangspunkt i filialens regnskab. Alle omkostninger, som kan henføres til filialens drift, herunder omkostninger til filialens ledelse og almene administration, kan fradrages.
